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GOR 2001 - contentThis is the http://kiwi.uni-psych.gwdg.de/congress/gor-2001/contrib/contrib/bauss-anne/bauss-anne Document. Main Author: Bauss, Anne-Katrin Co-Authors: Jonas, Kai; Sassenberg, Kai; Boos, Margarete; Institution: Georg-August-Universität Göttingen Contribution Title: Entwicklung und Evaluation eines Online-E-Mail-Trainings. Authors Email: abauss@gwdg.de Abstract German (version: 25/06/2002 - 07:47, size: 1993) German: Immer mehr organisationsinterne wie -externe Kommunikation wird per E-Mail oder Intranet geführt. E-Mail-Handbücher sowie psychologische Untersuchungen zur Aneignung neuer Kommunikationstechniken in Organisationen (z.B. Wiest, 1994) zeigen jedoch, dass das Schreiben von E-Mails Medienkompetenz erfordert, die nicht von vornherein gegeben ist. Zwar erfolgt in Unternehmen bei der Einführung von E-Mail oft eine technische Einweisung. Da diese Einweisungen jedoch keine Kommunikationsempfehlungen für die Praxis beinhalten, soll in der folgenden Studie ein E-Mail- Kommunikationstraining speziell für den Arbeitsalltag konzipiert und evaluiert werden. Die Inhalte des Trainings basieren auf sechs theoretischen Ansätzen zur computervermittelten Kommunikation (Döring, 1999) und dem Verständlichkeitskonzept von Langer, Schulz von Thun & Tausch (1990). Das Modell der „Vier Seiten einer Nachricht“ (Schulz von Thun, 1981) dient der Trainingsgliederung. An der Trainingsevaluation nahmen 46 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus zwei Institutionen teil. Zur Überprüfung der Hypothese, dass das E-Mail-Training eine Erhöhung der objektiven Medienkompetenz bewirkt, wurde die Hälfte der Teilnehmerinnen und Teilnehmer als Vergleichsgruppe nicht trainiert. Das E-Mail-Training fand intranet- bzw. internetbasiert statt. An zwei Meßzeitpunkten erhielten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Online-Fragebögen zur subjektiven Medienkompetenz, Motivation, Trainingserwartungen, subjektivem Lernerfolg und ihrer Zufriedenheit mit einzelnen Trainingsinhalten. Weiterhin wurde die objektive Medienkompetenz als Erfolgsmaß erhoben. Es ergaben sich deutliche Unterschiede in der objektiven Medienkompetenz vor und nach dem E-Mail-Training, zudem schätzten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihren subjektiven Lernerfolg nach dem E-Mail-Training als hoch ein. Das Training wurde als klar strukturiert und verständlich empfunden. English: More and more employees communicate via e-mail or intranet at their workplace. E-Mail guides and psychological studies about the use of new technologies in organisations (Wiest, 1994) have indicated that media competence necessary for writing e-mails is not always existing. Therefore, some organisations offer a technical e-mail instruction to their employees. As these instructions lack specific communication advices for e-mail use at work, an e-mail-communication-training is developed in the following study. The contents of the training are based on six theories about computer-mediated communication (cmc) (Döring, 1999) and the concept of expressing oneself clearly by Langer, Schulz von Thun & Tausch (1990). The "Four Sides of A Message" (Schulz von Thun, 1981) serve as a structural means for the training. 46 employees of two institutions took part in the evaluation. To examine the hypothesis that the objective media competence is increased by the training, one half of the participants served as a control group and was not trained. The whole e-mail-training was intranet- or internetbased. At two measurement points the participants were asked to answer an online questionnaire, including questions about their subjective achievements, motivation, expectations, and their opinion about specific contents of the training. Additionally, their objective media competence was taken as a measure of achievement. Significant differences in objective media competence were found. Participants rated their subjective achievements highly. The training was thought to be clearly structured and easy to understand. Article (version: 25/06/2002 - 07:47, size: 12936) Entwicklung und Evaluation eines Online-E-Mail-Trainings Anne-Katrin Bauß, Kai J. Jonas, Kai Sassenberg & Margarete Boos Georg-August-Universität Göttingen Elektronische Post (engl. Electronic Mail, abgekürzt E-Mail) wird immer mehr zur organisationsinternen sowie -externen Kommunikation genutzt: Serviceleistungen und Produktanfragen spielen dabei ebenso eine Rolle wie internet- oder intranetbasierte Mailinglisten. E-Mail-Handbücher (z.B. Lutz & Schwertner, 1999, Flynn & Flynn, 1999) wie auch psychologische Untersuchungen zur Aneignungen neuer Kommunikationstechniken in Organisationen (z.B. Wiest, 1994) zeigen jedoch, daß das Schreiben von E-Mails Techniken und Kenntnisse - kurz Medienkompetenz - erfordert, die nicht von vornherein gegeben sind. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die bisher noch keinen Kontakt mit den sogenannen "Neuen Medien" hatten fühlen sich anfangs schnell überfordert. Eine effiziente Nutzung von E-Mail ist somit nicht gewährleistet. Zwar erfolgt in manchen Unternehmen bei der Einführung von E-Mail eine kurze Einweisung. Diese beinhaltet meist aber nur technische Details und läßt konkrete E-Mail-Kommunikationstips außer acht. Am Beispiel der sogenannten Netiquette - den empfohlenen Verhaltensregeln im Netz - zeigt sich jedoch, daß erfolgreiche Netzkommunikation nicht auf den Erwerb technischer Kompetenz beschränkt ist, sondern zusätzlich soziale Kompetenz und Sachkenntnis erfordert. Da die bisher vorliegenden E-Mail-Trainings soziale Aspekte sowie spezifische Empfehlungen bei der Nutzung von E-Mail am Arbeitsplatz eher vernachlässigen, wurde in der folgenden Studie ein E-Mail-Kommunikationstraining speziell für den Arbeitsalltag konzipiert. Entwicklung eines Online-E-Mail-Trainings Neben alltäglichen Fragen, Problemen und Empfehlungen im Bereich E-Mail, die E-Mail-Praxisbüchern zu entnehmen waren (z.B. Flynn & Flynn, 1999; Schätzlein & Deutscher, 1998), basierten die Trainingsinhalte auf sechs Theorien bzw. Modellen zur computervermittelten Kommunikation (zusammengefaßt aus Döring, 1999, z.B. Theorie der sozialen Reizreduktion, Sproull & Kiesler, 1986; Theorie sozialer Informationsverarbeitung, Walther, 1992) und dem Verständlichkeitskonzept von Langer, Schulz von Thun & Tausch (1990). Zur Trainingsgliederung wurde das Modell "Vier Seiten einer Nachricht" (Schulz von Thun, 1981) herangezogen. Das Internet bietet in Form von Online- bzw. sogenannten virtuellen Trainings eine neue, mit vielen Vorteilen verbundene Form des Lehrens und Lernens (Scheuermann, 1998). Zeitliche und räumliche Flexibilität sowie eine nahezu unbegrenzte Teilnehmerinnen- und Teilnehmerzahl sind typische Merkmale dieser Weiterbildungsform. Da gleichzeitig der Umgang mit den neuen Informations- und Kommunikationstechnologien geübt wird, erschien die virtuelle Vermittlungsform beim E-Mail-Training als Methode der Wahl. Inhalte und Ablauf des Trainings Inhalte des Trainings waren Empfehlungen zur formalen Gestaltung einer E-Mail (z.B. begrenzte Verwendung von Akronymen, optimale Länge einer E-Mail, empfehlenswerte Gliederung einer E-Mail, Verwendung einer aussagekräftigen Betreffzeile), gefolgt von Anmerkungen über den "emotionalen" Inhalt einer E-Mail (z.B. Flaming, Wirkung von Großbuchstaben in E-Mails) sowie Hinweisen zur optimalen Selbstdarstellung via E-Mail (Erstellen einer Signatur, Aussagekraft der Kopfzeilen). Abschließend wurde im Rahmen der Erörterung der Vor- und Nachteile von E-Mail (z.B. Sicherheitsaspekt, Versenden von Dateien als Attachment, Weiterleiten einer Nachricht u.a.) der Aspekt der Medienwahl berücksichtigt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer kommunizierten ausschließlich asynchron textbasiert via E-Mail mit der E-Mail-Trainerin. Während des gesamten Trainingszeitraums waren zwölf Trainingseinheiten zu bearbeiten, die im Intranet bzw. Internet einzusehen waren und deren antizipierte Bearbeitungsdauer bei 15 min lag. Die Trainingseinheiten endeten mit einer Übungsaufgabe, deren Lösungsvorschlag die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Trainerin per E-Mail zuschickten. Darauf folgte ein halbstandardisiertes E-Mail-Feedback, welches neben der Aufgabenlösung einen Hyperlink zur nächsten Trainingseinheit beinhaltete. Evaluation des Online-E-Mail-Trainings Ziel der Evaluation war eine Überprüfung der Wirksamkeit und Akzeptanz des Online-E-Mail-Trainings. 46 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus zwei Institutionen nahmen an der Evaluation im Zeitraum von Ende Mai bis Ende August 2000 teil. Zur Überprüfung der Hypothese, daß das E-Mail-Training eine Erhöhung der objektiven Medienkompetenz bewirkt, wurde die Hälfte der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zunächst als Vergleichsgruppe nicht trainiert. Zwei E-Mail-Wissenstests, die zu verschiedenen Meßzeitpunkten bearbeitet wurden, dienten der Einschätzung der objektiven Medienkompetenz als Kriterium für den objektiven Lernerfolg. Die Trainingsgruppe bearbeitete jeweils vor und nach dem Training einen Wissenstest. Die Vergleichsgruppe erhielt die Tests in einem Abstand von zwei Wochen, der als optimale Trainingsdauer antizipiert worden war. Bei den E-Mail-Wissenstests handelte es sich um zwei fiktive E-Mails, in denen zwölf typische inhaltliche, stilistische und formale E-Mail-Fehler enthalten und von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu identifizieren waren. Zu Beginn und am Ende des Trainings wurden außerdem jeweils Daten mittels Fragebögen erhoben. Diese konnten online ausgefüllt werden. Zu Beginn des Trainings wurde die subjektive Medienkompetenz, die Motive für die Teilnahme, die Erwartungen an das Training sowie soziodemographische Daten erfaßt. Der zweite Fragebogen nach dem Training enthielt Fragen zum Grad der Erwartungserfüllung, zur Gestaltung des Trainings, technischen Problemen, der Zufriedenheit mit einzelnen Trainingsinhalten sowie dem subjektiven Lernerfolg. Ergebnisse Objektiver und subjektiver Lernerfolg Hinsichtlich des objektiven Lernerfolgs ergaben sich deutliche Unterschiede in der objektiven Medienkompetenz vor und nach dem E-Mail-Training. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Trainingsgruppe (n=23) wiesen im E-Mail-Wissenstest nach dem Training eine signifikant höhere objektive Medienkompetenz auf als vor dem E-Mail-Training (M1= 5.26; SD1 = 2.18; t (22) = 8.535; p < .001). Zudem erhöhten sie ihre objektive Medienkompetenz zwischen den zwei Meßzeitpunkten signifikant stärker als die nicht trainierte Vergleichsgruppe (M3 = 0.22; SD3 = 1.57 und M4 = 3.70; SD4 = 2.08; t (44) = 6.414, p < .001). Der durchschnittliche subjektive Lernerfolg aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die das Training vollständig bearbeitet hatten (n=36) betrug auf einer sechsstufigen Ratingskala (1 = sehr niedrig, 6 = sehr hoch) einen Mittelwert von 4.03 (SD=0.97). Reaktionen auf das Training Die durchschnittliche subjektive Medienkompetenz aller 46 Beteiligten betrug zu Beginn des Trainings auf einer sechsstufigen Ratingskala (1 = keine Erfahrung, 6 = sehr viel Erfahrung) einen Mittelwert von 2.62 (SD = 0.79). Dabei fiel auf, daß das theoretische Vorwissen im Bereich Internet/E-Mail aus Internet-Einführungskursen und eigener Lektüre besonders gering eingestuft wurde, was die Wichtigkeit eines E-Mail-Trainings unterstreicht. Dementsprechend hoch fiel die intrinsische (M = 4.96, SD = 0.90) und extrinsische Motivation (M = 3.48, SD = 1.33) zur Teilnahme am Training aus. Besonders positiv bewerteten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer den virtuellen Ablauf, der die zeitliche und räumliche Flexibilität des Trainingsablaufs ermöglichte. Auch die individuelle Betreuung sowie die übersichtliche Gliederung und abwechslungsreiche Gestaltung der Trainingsseiten fanden großen Anklang. Lediglich zwei der zwölf Übungen sowie die zu antizipierende Bearbeitungsdauer der einzelnen Trainingseinheiten wurden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern als veränderungswürdig bewertet. Anmerkungen von Teilnehmerinnen und Teilnehmern zur Bearbeitungsdauer der einzelnen Trainingseinheiten verdeutlichen, daß die antizipierte Dauer von 10-15 auf 20 bis 30 min erhöht werden sollte. Die durchschnittliche Trainingsdauer von 23.17 Tagen (SD = 12.46) spricht auch für die Anhebung der zu antizipierenden Bearbeitungsdauer für das gesamte Training. Die Trainingsdauer schwankte dabei zwischen einer sehr kurzen Bearbeitungsdauer von drei Tagen bei zwei Personen und einer maximalen Dauer von 50 Tagen bei einer anderen Person. Diskussion Die klassische Wirkungsanalyse, die sich mit dem objektiven, trainingsbedingten Lernerfolg - der Erhöhung der objektiven Medienkompetenz - befaßt, wurde in der vorliegenden Evaluation um eine Analyse des subjektiven Lernerfolgs ergänzt. Dieser war zu entnehmen, daß die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihren subjektiven Lernerfolg nach dem E-Mail-Training durchgehend als sehr hoch empfanden. Es kann angenommen werden, daß vor allem das subjektive Empfinden der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, durch das Training einige neue Kenntnisse im Bereich E-Mail gewonnen zu haben, ihr Interesse an der Nutzung von E-Mail fördern und ihre Sicherheit im Umgang mit dem neuen Medium erhöhen kann. Ein Ziel des E-Mail-Trainings, die anfängliche Überforderung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem neuen Medium E-Mail am Arbeitsplatz zu verringern, kann somit als erreicht angesehen werden. Diese positive Wirkung des E-Mail-Trainings, die aus den Bewertungen des subjektiven Lernerfolgs und der positiven Reaktionen auf das Training hervorging, wird gleichzeitig unterstrichen durch den objektiven Lernerfolg der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, der aus den zwei Wissenstests hervorging.. Für die Weiterentwicklung des Trainings kann aus den Erfahrungen dieser Studie abgeleitet werden, daß vor allem die zu antizipierende Bearbeitungsdauer der einzelnen Trainingseinheiten von ursprünglich 15 min auf 20 bis 30 min erhöht werden sollte. Zu berücksichtigen ist dabei vor allem die zu Beginn nötige Eingewöhnungszeit an die Techniknutzung und die virtuelle Lernumgebung, mit der die Mehrzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus dieser Studie nach eigener Einschätzung bisher kaum Erfahrung hatte. Außerdem erscheint die Kombination des virtuellen Vermittlungsform mit einer herkömmlichen Einführungsveranstaltung zum Kennenlernen der Trainerin sowie .dem Abklären von technischen Fragen vorteilhaft, um die gewisse Anonymität beim ausschließlich asynchron textbasiert ablaufenden Training zu verringern. Literaturangaben: Döring, N. (1999). Sozialpsychologie des Internet: die Bedeutung des Internet für Kommunikationsprozesse, Identitäten, soziale Beziehungen und Gruppen. Göttingen: Hogrefe. Flynn, N. & Flynn, T. (1999). Professionelle E-Mails: Schreiben, Texten, Gestalten und Verwalten. Wien: Ueberreuter. Langer, I., Schulz von Thun, F. & Tausch, R. (1999). Sich verständlich ausdrücken (6. Aufl.). München: Reinhard. Schätzlein, E. & Deutscher, E. (1998). Praxisbuch Geschäftsbriefe. Effizient und kundenorientiert schreiben. Brief, Fax und E-Mail: Analysen und Verbesserungsvorschläge. Niedernhausen/TS.: Falken. Schulz von Thun, F. (1981). Miteinander reden: Störungen und Klärungen: Psychologie der zwischenmenschlichen Kommunikation. Reinbek bei Hamburg: Rowohlt. Wiest, G. (1994). Computergestützte Kommunikation am Arbeitsplatz. Die Aneignung neuer Kommunikationstechniken in Organisationen am Beispiel von Electronic Mail. Weiden: Schuch. |